Jak pomáháme růst

Firma roste, když práce neuvízne mezi lidmi a systémy.

Dobrý software nestačí, když se informace přenášejí ručně. Vezmeme jeden skutečný proces, najdeme, kde brzdí růst, a navrhneme, jak práci dotáhnout.

Od požadavku k výsledku

SpouštěčPožadavek
DataSystém
AgentKontrola a příprava
AkceProvedení
VýjimkaČlověk
VýsledekHotovo včas

Kde nejčastěji začínáme

Od objednávky k dodání

Objednávka přijde e-mailem, obchod ji přepíše do ERP a změna termínu se k výrobě dostane pozdě. Kroky propojíme, aby se o změně všichni dozvěděli včas.

Údaje z e-mailu se přenesou do ERP bez přepisování.
Rozporná nebo chybějící data se označí hned.
Výroba i expedice vidí změnu termínu ve stejnou chvíli.

E-mail s objednávkou
→
ERP
→
Kontrola údajů
→
Plán výroby a expedice
→
Změnu termínu schválí člověk
→
Zákazník ví včas

systémautomatizacerozhoduje člověkvýsledek

Domluvit 30minutový hovor Propojení systémů

Od dokumentu ke schválení

Dokument přijde, ale nikdo neví, kdo ho má zkontrolovat a co chybí. Podklady dáme dohromady a případ pošleme správnému člověku.

Podklady k dokumentu se dohledají samy.
Případ dostane správný schvalovatel.
U každého kroku je záznam, kdo a kdy rozhodl.

Dokument přijde
→
DMS a e-mail
→
Dohledání podkladů
→
Kontrola úplnosti
→
Schválí člověk
→
Záznam a archiv

Automatizace schvalování

Rozhoduje vedení

Od dat k rozhodnutí

Report přijde, až když problém firmu zasáhl. Spojíme data, aby bylo vidět, co se blíží a na čem stojí odhad.

Stav zakázek, kapacit a marží na jednom místě.
Upozornění dřív, než je rozhodnutí naléhavé.
Každý odhad ukazuje své vstupy a omezení.

Data z ERP a CRM
→
Spojení a kontrola
→
Upozornění na riziko
→
Rozhodne vedení
→
Krok s předstihem

Data a predikce

Dnes

Důležité informace přicházejí pozdě.

O přetížení, zpoždění nebo tlaku na marži se často dozvíte, až když zbývá málo možností.

Přetížený tým
Zpožděná zakázka
Klesající marže
Docházející hotovost

Chceme, abyste to viděli dřív.

Někdy stačí lepší přehled, jindy včasné upozornění nebo odhad. Predikci použijeme jen tam, kde ji data unesou.

Data a predikce

Před a po: jeden požadavek

Ilustrativní příklad, ne případová studie klienta.

Dnes

Roztříštěný postup

5 kroků · 3 lidé · ruční přepis

Požadavek přijde e-mailem
Pracovník přepíše údaje do systému
Čeká se na chybějící informace
Další člověk je shání
Vedoucí se ptá, jak věc stojí

Ruční přepis · čekání · nejasný vlastník

S ENTER

Jeden řízený postup

2 kroky · výjimka · 1 vlastník

Požadavek vstoupí do jednoho postupu
Údaje se zkontrolují, další krok se přidělí
Výjimku řeší určený člověk
Vedoucí vidí stav případu

Automatický tok · záznam o každém kroku · člověk při výjimce

Jak začínáme

Nejdřív pochopíme současný postup.

Projdeme skutečné případy: kde úkol začíná, kdo ho přebírá a kde se zastaví. Měříme práci, čekání, kontrolu a opravy. Pak vybereme nejlehčí řešení, které stačí.

Změnit pravidloNěkdy stačí domluvit, kdo co dělá.
Využít stávající softwareFunkce, které už máte zaplacené.
Propojit systémyData se přestanou přepisovat.
Automatizovat krokyRutinu převezme tok nebo agent.
Postavit novéJen když nic z toho nestačí.

Co měříme

Měříme zlepšení, ne počet automatizací.

Čas

Doba od požadavku po dokončení.Dřív fakturujete, peníze jsou dřív na účtu.

Kvalita

Chyby, opravy a vrácené případy.Méně hodin na opravy, méně dobropisů a reklamací.

Kapacita

Kolik práce tým zvládne.Víc zakázek bez náboru, nebo nábor, který neuděláte.

Používání

Jak často lidé nový postup používají.Bez používání žádný přínos, jen náklady na licence.

ROI = roční přínos − roční nákladyroční náklady

Do přínosu počítáme jen uvolněný čas, který firma opravdu využije: na další zakázky nebo místo náboru. Proti němu stojí všechny náklady včetně licencí a času vašich lidí. Jak počítáme návratnost

Co dnes brzdí růst vaší firmy?

Domluvit 30minutový hovorProbereme jeden proces a to, jestli a kde dává smysl začít Auditem. Napsat zprávuPopište proces, kde se práce zdržuje. Ozveme se.